こんにちは、那覇市で行政書士をしている新垣です。
最近、こんな質問をいただきました。
“会社の定款をなくしてしまいました！どうすれば良いでしょうか？”
定款は会社を運営するうえでとても大切な書類です。
万が一紛失してしまったとき、焦らずに以下の方法で対応してください。
公証役場での再取得
会社設立時に定款を公証役場で認証している場合、まず公証役場で再発行ができるか確認しましょう。以下の手順で進めます。
- 設立時の資料を確認
- 公証役場を特定するために次の資料を確認しましょう：
- 登記事項証明書：法務局で取得でき、会社名や設立年月日から公証役場を特定する手がかりになります。
- 設立時のメモや記録：設立時に関与した専門家（司法書士や行政書士）の連絡先などが参考になります。
- 設立時の書類：当時の契約書や書類に公証役場名が記載されている場合があります。
- 公証役場を特定するために次の資料を確認しましょう：
- 公証役場に連絡する
- 公証役場に会社名や設立年月日を伝えて、再発行が可能か確認しましょう。
- 必要な書類を準備
- 法人の印鑑証明書
- 代表者の身分証明書
- 再発行依頼書（公証役場の指示に従い作成）
- 手数料を支払う
- 再発行には数千円程度の費用がかかります。
参考サイト：法務局–登記事項証明書の取得方法
会社内部のコピーやデータを確認
次に、会社内に定款のコピーやデータが残っていないか確認します。
- コピーを探す：紙のコピーがあれば、一時的に内容を確認できます。ただし、正式な手続きでは原本が必要です。
- 電子データを確認：パソコンやクラウドサービスに保存していないか調べてみましょう。データがあれば、再作成の参考にできます。
法務局で情報を確認
法務局には、会社の基本情報が記録されています。以下の手続きを行いましょう。
- 登記事項証明書を取得
- 法務局で申請すれば、会社の情報（名前、住所、目的など）が記載された証明書を取得できます。
- 手数料は1通600–700円程度です。
- 定款を再作成
- 登記事項証明書を参考に、なくした定款の内容を再現します。
- 現在の会社の状況に合うよう、内容が正しいか確認してください。
参考サイト：公証役場での手続き案内
手続きが急ぎの場合
許認可手続きやイベントで定款が早急に必要な場合は、行政書士や税理士に相談しましょう。
専門家に依頼すれば、スムーズに進められます。
紛失を防ぐためのコツ
- 電子データを保存する
- 定款のコピーをスキャンしてパソコンやクラウドに保存しておくと、紛失時の再作成が簡単になります。
- 保管場所を見直す
- 金庫や書類専用のケースなど、安全な場所に保管しましょう。
最後に
定款をなくしてしまうと焦るかもしれませんが、公証役場や法務局を利用すれば対応できます。
早めに行動することが大切です。また、今後同じトラブルを防ぐためにも、しっかりと保管する習慣をつけましょう。不安な場合は専門家に相談してください。
この記事では、定款の再取得方法や紛失を防ぐコツをわかりやすく解説しました。
