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忙しい日々でつい忘れがちな「年度更新」
まず、事業主の皆さま。日々の現場管理や受注対応で手一杯になり、建設業許可の「年度更新（事業年度終了届）」を後回しにしてしまった経験はありませんか？
「気づいたら提出期限が過ぎていた…」
「数年分も溜めてしまい、どうすればいいかわからない…」
とはいえ、そうした不安を抱える方は少なくありません。なお、年度更新は単なる義務ではなく許可を守るための生命線ともいえる手続きです。
年度更新を忘れることで起こるリスク
年度更新を怠ると、次のような重大な問題が発生する可能性があります。
- 許可取消のリスク
行政庁からの催告にも応じず提出を怠ると、最終的に建設業許可を取り消される場合があります。その結果、許可を失うと再取得にも時間とコストがかかります。 - 信用低下
公共工事や大手元請との契約時に「管理がずさん」と判断され、入札や契約の機会を失う可能性があります。とくに新規取引では第一印象が重要で、そのため信用を取り戻すには長い時間がかかります。 - 経審の点数低下
経営事項審査に必要な決算資料が揃わず、審査点数が下がる恐れがあります。結果として受注可能な案件が減る場合もあります。 - 書類準備の負担増
未提出期間が長くなるほど、過去資料の整理や理由書作成の負担が大きくなり、現場業務への影響も避けられません。さらに社内の人員負荷も増し、ひいては機会損失につながります。
なぜ年度更新を忘れてしまうのか
- まず、現場業務や営業活動の忙しさで事務手続きが後回しになる
- 次に、「4か月以内」という期限を正確に把握していない
- また、担当者の異動や退職による引き継ぎ不足
- さらに、書類作成方法がわからず先延ばしに
例えば、日々の業務に追われ「来週やろう」と思っていたら、いつの間にか数か月経ってしまう…そんな経験はありませんか？つまり、仕組み化されていないと忘れやすい手続きなのです。
年度更新を忘れたときの対応方法
- まず：年度ごとに書類を分けて準備
未提出の年度が複数ある場合は一括提出ができないため、年度ごとに必要書類を用意します。決算書や届出書をきちんと年度別に整理することで、受付もスムーズになります。 - 次に：遅延理由を正直に記載
提出の遅れた理由を、事実に基づき具体的に書きます。「多忙のため」「担当者不在」など、明確に記載することで行政庁の理解が得やすくなります。なお、虚偽記載は逆効果です。 - さらに：専門家への相談
行政書士などの専門家は、複数年度の手続きや経審との並行作業も対応可能です。そのため、自分で抱え込まず効率的に終わらせる方法を提案してくれます。 - 最後に：提出期限を管理
スマホや事務所の管理表などで、事業年度終了日と4か月後の提出期限日を明確に記録します。加えて、リマインド設定をしておくことで、忘れるリスクを大幅に減らせます。
今すぐできることから始めよう
年度更新は「後でやればいい」と思っていると、想像以上にリスクが大きくなります。そこで、今日からできる小さな一歩は次の通りです。
- まずは年度更新状況を確認：直近の年度だけでなく、過去数年分の提出状況も合わせて確認しましょう。
- 続いて必要書類をリストアップ：不足している資料や不明点を事前に整理することで作業効率が上がります。
- そして専門家に相談してスケジュール化：相談は早ければ早いほどリスク回避につながり、安心して本業に集中できます。
年度更新は許可と信用を守るための“習慣”
- まず期限は事業年度終了後4か月以内
- つぎに忘れると許可取消や信用低下の恐れ
- さらに年度ごとに分けて提出
- また遅延理由は正直に記載
- 最後に専門家の力で負担軽減
これらを日々意識することで、許可維持に必要な作業を習慣化できます。つまり、年度更新は単なる事務作業ではなく、事業の安定と成長を支える重要な経営管理の一部です。したがって、計画的に取り組むことで、余計なトラブルや時間的損失を防ぎ、安心して事業を継続できます。
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